The Hitchiker’s Guide to Hosting a Chefugee Dinner

Chefugee Dinner

Maybe you’ve heard of Chefugee or attended one of the dinners, either ways you’ve liked the idea, and for that we say thank you!

I’m here to tell you that Chefugee is an open project and that you or anyone else can start their own dinners. I come from the programming world and I know that what makes a great open source project is great documentation.

But enough about programming over here, I’m going to document and give you an overview of what you need to do to start a new Chefugee. In each step I’ll tell you what you need to prepare and what we (as Chefugee/Madrid for Refugees team) can provide you.

Steps before the dinner:

    1. Find a Chef: Yes you need a chef to cook for your guests and provide their amazing culture in form of edibles. The only condition here is that the chef must be a refugee.
  • What can we do for you: If you don’t have a chef in mind we can connect you with chefs from our database.
    1. Plan the menu: You and your chef should agree on the dishes they’re going to cook.
      • Our advice: If it’s one chef, they should think of two starter dishes, two main dishes and one or two desserts. We like our guests to be full and eat until they’re high on calories, so make sure the chef cooks enough for everyone. We also advise you to have vegetarian and vegan options on your menu.
    2. Find a venue: This could be any space where guests can sit and enjoy food and drink. E.g. restaurants, big homes, co-working space, etc… The place should hold about 30+ people but it can be less if the budget makes sense (more on that below). Also make sure there are enough tables, chairs, plates, glasses, and utensils.
      • What can we do for you: We have a few places that we have worked with before and want to work with in the future. We are happy to give you their contact information so you can get in touch with them. Additionally, we have plates and utensils for about 30 people that we can lend to you.
    3. Find a place for your chef to cook: This can be a kitchen in a restaurant or in someone’s house.
      • Our advice: Think this through in terms of how you’re going to transfer the food to your venue. If the chef isn’t cooking in the venue you’ll need a car or a way to get the food to where your guests are.
    4. Gather volunteers: You’ll need a few volunteers to help you in managing the dinner, like registering people as they come in, serve the food, and clean up after the dinner is done.
      • What can we do for you: At MFR we have a long list of volunteers that we will happily connect you with.
      • Our advice: In our experience, having a maximum of 10 volunteers worked very well for us in previous dinners.
    5. Set a date and time: Find out when your venue provider, you, the chef, and the volunteers are free to do this.
      • Our advice: We always set Chefugees on a Saturday night 8-9PM, it’s the weekend, people are more likely to have free time to come and enjoy food and company.
    6. Find a cause to donate to: We usually have a cause that we donate the extra money to, it can be any NGO or association that are helping refugees, inside or outside the country.
      • What can we do for you: We can find a cause for you, we have a list of NGOs that would appreciate the help.
    7. Set the budget: It’s up to you to set the prices for guests, how much the chef is going to spend on food, the chef salary and how much you want to raise for the cause.
  • Our example budget: Note that volunteers pay a discounted price, and that we provide 1 glass of wine per guest. These numbers are an example and can be changed to whatever you see fit.
  • Funds: (30 guests x 25€ = 750€) (10 volunteers x 10€ = 100€) = total 850€
      1. Costs: 250€ chef salary, 200€ food ingredients, 40€ wine, 70€ misc (this is for taxis, plastic plates/cups lunch for volunteers) = total 650€
      2. Which leaves you 850-650 = 200€ which will go to the NGO you chose earlier
    • ***Important*** You probably already know this, but just a reminder that as you are volunteering to host, ALL proceeds from the dinner are to be applied ONLY to food, chef’s salary and the NGO of your choice. Volunteers, both those who support the event and those who host, do not receive any monetary profits.
  1. Email us: Now that you have everything planned you can send us an email at chefugee@madridforrefugees.org with all the information about your Chefugee and what you’ll need from us.
    • What can we do for you: We have a partnership with event registration platform ti.to we can setup the event for you and help you with people registering online.
  2. Publish it and register people: Congrats! If you have come this far it means that you’re having a Chefugee event soon! Publish the event so people can register and pay.

The hard part is over, you planned the dinner, people registered and wants to come to your Chefugee. All that needs to be done now is the actual dinner. Here are the steps during Chefugee day:

  1. Your chef should start cooking: Maybe the day before the event they can prepare something, it’s up to the chef to decide when they start cooking. Just keep in mind that the food should be ready when your guests arrive.
  2. Setup the space: Tables, chairs, etc. for your guests. You and a few volunteers can handle this.
  3. Register people coming in: One or two volunteers can do this, check if people are registered and welcome them into the venue.
  4. Talk a bit about the food: Your chef can introduce himself and talk a little about the food.
  5. Serve the food: After all your guests have arrived you can start serving the food
    • Our advice: We have a few volunteers serving the food while people are in line next to a serving area. But it’s up to you if you want to deliver the edibles to people’s tables or make it an open buffet.
  6. Enjoy! You and your volunteers should enjoy the food and the company of your guests.
  7. Give a little talk: Allow time for yourself as the host, or a Chefugee team member if they attend, to talk about the project and the cause that people are donating to.
    • Our advice: We find the best time to do this is after people ate their fill and are waiting for dessert.
  8. Clean up: After everyone has left, you should clean the space so the host will be happy and offer their place again 🙂

You’ve made it! Another Chefugee event done right. Now you can go to sleep knowing you made a lot of people happy and made the world a better place.

About the author

Eyad is a co-organizer of Chefugee. Programmer by day, foodie and a geek by night, and helps Madrid for Refugees in his free time. Open source advocate and trying to bridge that culture into other aspects of life.

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Quizás oíste de Chefugee o a lo mejor estuviste en una de nuestras cenas, de cualquier manera te gusta la idea y por eso queremos darte las gracias!

Estoy aquí para decir que Chefugee es un proyecto abierto y que tu o cualquier persona puede organizar su propia cena como voluntario. Como soy del mundo de programación, yo sé que lo que hace falta para tener un proyecto increíble es documentación increible.

Pero ya he hablado lo suficiente sobre la programación. Voy a documentar y darte una vista general de lo que necesitas hacer para acoger una cena de Chefugee. En cada paso te voy a decir lo que tienes que preparar y lo que te podemos ofrecer como equipo de Chefugee/Madrid for Refugees.

Antes de la cena:

    1. Encuentra un Cocinero: Por supuesto, necesitas un cocinero que cocine para tus invitados y que ofrezca su cultura en forma de comida. La unica condición es que este cocinero sea un refugiado.
  • Que te podemos ofrecer: Si no tienes pensado de un cocinero, podemos conectarte con uno de nuestro base de datos.
    1. Planifica el menú: Tu y el cocinero debéis poneros de acuerdo sobre los platos que va a cocinar.
      • Nuestro consejo: Cada cocinero tiene que pensar de dos aperitivos, dos segundos y un o dos postres. Nos gusta que nuestros invitados estarán llenos de calorías y por eso asegurate que tienes la suficiente para todos. Además, te aconsejamos que tengas opciones para vegetarianos y veganos en el menú.
    2. Encuentra un lugar: Eso puede ser cualquier espacio donde los invitados pueden sentarse para disfrutar de la comida y la bebida. Ej. restaurantes, casas grandes, espacios de coworking, etc… Este lugar tiene que alojar 30+ personas o menos si el presupuesto no es suficiente por un sitio tan grande (abajo hay más sobre el presupuesto). También, asegurate que habrá suficientes mesas, sillas, platos, vasos, y cubiertos.
      • Que te podemos ofrecer: Tenemos unos espacios donde hemos plantado Chefugees antiguos y otros pensados por el futuro. Nos alegramos darte sus contactos.  Adicionalmente, tenemos platos y cubiertos para 30 personas más o menos que te podemos prestar.
    3. Encuentra un lugar de cocina para el cocinero: Eso puede ser una cocina de casa o de un restaurante.
      • Nuestro consejo: Ten en cuenta que vas a traer la comida de esta ubicación al lugar de la cena. Si el cocinero no va a cocinar en el lugar de la cena necesitarás un coche o otra manera para llevar la comida hasta donde estarán los invitados.
    4. Recoge voluntarios: Vas a necesitar unos voluntarios para ayudarte en gestionar la cena, por ejemplo para registrar la gente cuando venga, servir la comida, y recoger después de la cena.
  • Que te podemos ofrecer: Madrid for Refugees tiene una lista bastante grande de voluntarios y podemos conectarte con ellos.
      • Nuestro consejo: De nuestra experiencia, unos 10 voluntarios por cada cena nos sirve perfectamente.
    1. Pon una fecha y hora: Averiguate cuando el lugar de la cena, tú, el cocinero y los voluntarios estáis libre para organizar la cena.
      • Nuestro consejo: Siempre ponemos Chefugee en un sábado sobre las 20:00-21:00, es finde y es más probable que la gente tenga tiempo libre para venir y disfrutar de la comida y la compañía.
    2. Encuentra una causa para donar a ella: Generalmente tenemos una causa donde donamos lo que sobra del dinero, eso puede ser una ONG o asociación que ayuda a refugiados, en España o fuera.
      • Que te podemos ofrecer: Podemos encontrar una causa para ti, tenemos una lista de ONG que agradecen una ayuda.
    3. Establece el presupuesto: Tu decides el precio de la entrada, cuanto gasta el cocinero en la comida, el salario del cocinero y cuanto quieres recaudar para la causa
  • Un ejemplo de presupuesto: Toma una nota que los voluntarios pagan un precio con descuento, y que ofrecemos una copa de vino por persona. Estos numeros son un ejemplo y los puedes cambiar segun la necesidades de la cena.
      1. Fondos: (30 guests x 25€ = 750€) (10 voluntarios x 10€ = 100€) = total 850€
      2. Costes: 250€ salarios de cocinero, 200€ ingredientes de la comida, 40€ vino, 70€ varios (para coger taxis, platos.copas de plástico, merienda para los voluntarios) = total 650€
      3. Alfinal te quedas con 850-650 = 200€ que son para el ONG que elegiste antes.
    • ***Importante*** Seguro que esto ya lo sabes, pero te acordamos de que todo el dinero de la cena paga solo por la comida, el sueldo del cocinero y a la ONG. Los voluntarios, igual los que ayudan en la cena y los que acogen la cena, no reciben ningun forma de beneficios monetarios.
  1. Envíanos un correo: Ahora que tienes todo preparado, puedes envíanos un correo a chefugee@madridforrefugees.org con toda la información sobre tu Chefugee y de lo que necesitas de nosotros.
    • Que te podemos ofrecer: Tenemos un acuerdo con la plataforma de gestionar entradas a eventos: ti.to .Podemos poner el evento ahi y ayudarte a registrar la gente por Internet.
  2. Pública el evento y registra la gente: Enhorabuena! Si llegaste a este paso significa que tendrás un Chefugee próximamente! Pública el evento para que la gente registre y paga.

La parte difícil ya se acabo, planeaste la cena, la gente ya esta registrada y vendrán a tu Chefugee. Lo que hay que hacer es la cena. Aqui estan los pasos durante el día de Chefugee.

  1. El cocinero tiene que cocinar: Quizás tiene que preparar algo el dia antes de la cena, el cocinero decide la hora para empezar a cocinar. Ten en cuenta que la comida tiene que estar preparada ya para cuando tus invitados llegan.
  2. Prepara el espacio: Mesas, sillas, etc. Tu y tus voluntarios podéis manejar esto.
  3. Registrar la gente viniendo: Uno y dos voluntarios pueden hacerlo, confirma que la gente está registrada y darle bienvenida al lugar.
  4. Habla un poco sobre la comida: El cocinero puede introducir a su mismo y hablar un poco sobre la comida,
  5. Sirve la comida: Después que hayan entrado los invitados puedes empezar a servir.
    • Nuestro consejo: Tenemos unos voluntarios que sirvan la comida mientras la gente están en una cola en una zona de servir. Pero puedes elegir si quieres llevar los comestibles a las mesas o tener un buffet.
  6. Disfruta! Tu y los voluntarios tenéis que disfrutar la comida y la compañía de los invitados.
  7. Date una charlita: Permite un tiempo para hablar sobre el proyecto y sobre la causa que elegiste. Tu como organizador o alguien del equipo de Chefugee si asistirán pueden dar esta charla.
    • Nuestro consejo: De experencia el mejor momento para dar esta charla es cuando la gente ya esta llena antes de servir el postre.
  8. Limpia: Cuando todo el mundo se haya ido, tienes que limpiar el espacio para que el propietario te deje usar el espacio más veces en el futuro 🙂

Ya conseguiste! Otro Chefugee bien hecho. Ahora vete a dormir sabiendo que hicieras mucha gente feliz y el mundo un lugar mejor para todos.

Sobre el autor

Eyad es co-organizador de Chefugee. Programador de dia, amante de comida y friki de noche, y ayudante a Madrid For Refugee en su tiempo libre. Defensor de código abierto y intentando llevar esta cultura a otros aspectos de la vida.

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